Toutes les associations ont en principe l'obligation d'établir une situation financière à la clôture de chaque exercice. Les associations soumises au règlement 99-01 devront la présenter de manière normée, puis la présenter ou la soumettre à l’assemblée générale ordinaire de leurs membres, mais également à d’autres intéressés, soit du fait d’une obligation réglementaire, soit d’une clause statutaire, soit de la perception de fonds publics, soit comme base de reddition de comptes.
Les dispositions du Code de Commerce sont identiques à celles du Plan Comptable Général (PCG) concernant l’objet et le contenu du bilan ; elles sont reprises dans le plan comptable des associations.
> Le bilan
Le bilan décrit séparément les éléments actifs et passifs de l’association et fait apparaître de façon distincte les fonds propres. Les éléments du patrimoine de l’association sont classés à l’actif et au passif du bilan, suivant leur destination et leur provenance. Les éléments destinés à servir de façon durable à l’activité de l’association constituent l’actif immobilisé. Lorsqu’un élément d’actif ou de passif relève de plusieurs postes du bilan, mention doit être faite, dans l’annexe, des postes dans lesquels il ne figure pas. Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.
Une adaptation des prescriptions du PCG en matière de contenu et de présentation du bilan peut être réalisée pour les associations tenues au respect d’une réglementation particulière.
> Le compte de résultat
Les dispositions du Code de commerce sont identiques à celles du PCG concernant l’objet et le contenu du compte de résultat ; elles sont reprises dans le plan comptable des associations.
Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice selon le régime de créances et dettes. Une adaptation des prescriptions du PCG en matière de contenu et de présentation du compte de résultat peut être réalisée pour les associations tenues d’appliquer un plan comptable particulier. Pour les associations, il convient de prendre en compte les flux nets correspondant aux opérations sur fonds dédiés, les engagements à réaliser sur ressources affectées et le report des ressources non utilisées des exercices antérieurs en utilisant des comptes de charges et produits spécifiques. Les particularités de la réglementation comptable des associations portent également sur l’évaluation en comptes de la classe 8 des engagements et contributions volontaires en nature, portée de manière distincte en bas du compte de résultat.
> L'annexe des comptes
Dans le cadre d’une présentation de comptes annuels, l’annexe doit, selon la définition de l’article 130-4 du règlement CRC 99-03, compléter et commenter l’information donnée par le bilan et le compte de résultat ; elle comporte toutes les informations d’importance significative destinées à compléter et à commenter celles données par le bilan et le compte de résultat.
L’annexe associative contient des éléments classiques, que l’on pourrait retrouver dans l’annexe de n’importe qu’elle autre entité. Mais elle comporte également des mentions inédites qui ne peuvent figurer que dans une annexe d’association. En outre, par la variété des genres d'association, chaque type d’association peut générer des informations différentes d’une autre association. Et chaque association peut avoir à compléter ou commenter ses données comptables de manière plus ou moins développée, sur des thèmes tout à fait différents.
Il existe donc tout un panel de mentions devant ou pouvant figurer dans une annexe afin de compléter les informations figurant dans le bilan et le compte de résultat, qui peuvent également servir à démontrer l’efficience de l’association et sa bonne gestion.
> Les autres documents
Les associations peuvent avoir des obligations en matière comptable et financière en supplément de l'obligation d’établir des comptes annuels. Ces obligations peuvent provenir de leur statut, de leur taille, de leur structure, d’un organisme financeur ou de l’activité exercée. Ces obligations sont parfois prévues par des textes législatifs ou réglementaires ; elles peuvent parallèlement être issues de stipulations contractuelles avec un financeur, par exemple.
Ces obligations peuvent, par exemple, revêtir la forme de compte d’emploi annuel des ressources, de comptes administratifs dans le secteur sanitaire et médico-social entre autres, de budget, de compte-rendu financier pour les entités subventionnées, de comptes des centres de formation d’apprentis...
D’autre part, l’association qui atteint une certaine taille à la clôture de son exercice (300 salariés et 18 000 000 € de chiffre d’affaires hors taxes ou ressources) et qui exerce une activité économique doit établir, en plus des comptes annuels, des documents d’information financière et prévisionnels tels que :
Les associations délégataires de service public doivent également se soumettre à la production, à son autorité chaque année, d’un rapport comprenant notamment des comptes spécifiques retraçant la totalité des opérations afférentes à l’exécution de la délégation de service public et une analyse de la qualité de service.
