MISE EN CONFORMITÉ DES DOCUMENTS OBLIGATOIRES
Tout employeur, quel que soit son effectif et son activité, est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et documents obligatoires concernant ses salariés.
Voici une liste non exhaustive des documents obligatoires
Le registre unique du personnel
Il concerne toute personne travaillant dans l’entreprise (salarié, personne en intérim, personne mise à disposition…). Il doit comporter des mentions obligatoires concernant notamment :
- l’identification des salariés,
- les dates d’embauche et de départ,
- le type de contrat de travail du salarié.
Il doit être tenu à la disposition :
- des délégués du personnel,
- de l’inspecteur du travail,
- des agents de la Sécurité sociale.
Il doit être conservé au sein de chaque établissement.
Le défaut de tenue du registre unique du personnel est passible d’une amende de 4e classe, soit 750 € par salarié concerné.
Le registre des contrôles en matière d’hygiène et sécurité
Les attestations, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité au travail doivent être conservés pendant cinq ans. Il en est de même pour les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.
Toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 4e classe de 750 €.
Le registre des délégués du personnel
Il regroupe les notes des délégués du personnel à l’employeur et les réponses de ce dernier.
Toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’un an d’emprisonnement et/ou d’une amende de 3 750 € (délit d’entrave).
Double des bulletins de paie
Il est recommandé de les conserver sans limitation de durée.
Fiche médicale d’aptitude
A conserver par l’entreprise.
Suivi du temps de travail
Tout chef d’établissement doit pouvoir justifier du temps de travail effectué par chaque salarié.
Assurez-vous que vous disposez des outils nécessaires au suivi du temps de travail. En cas de doute, contactez-nous.
Registres tenus sur support informatique
La collecte, le traitement et la conservation automatisée de données à caractère personnel doivent donner lieu à une déclaration, par l’employeur, auprès de la CNIL.
Autres registres et documents obligatoires
D’autres registres ou documents peuvent être rendus obligatoires pour votre activité ou votre localisation.
Interrogez-nous pour connaître vos obligations en la matière.
L’équipe de juristes FIBA, spécialisée dans le droit du travail en Alsace, Lorraine et à Paris, vous accompagne pour garantir le respect de vos obligations en matière de documents obligatoires.
