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Piste d'audit fiable
La Piste d'Audit Fiable :
Avec la généralisation de la dématérialisation, les factures circulent aujourd’hui par une multitude de canaux : PDF par e-mail, portails fournisseurs, systèmes internes, solutions de facturation digitale… Cette évolution est un formidable levier de performance, mais elle ne vous dispense en rien de vos obligations de conformité fiscale.
Car même si la directive européenne de 2001 a reconnu la validité juridique de la facture électronique, chaque entreprise doit être en mesure de garantir trois éléments fondamentaux :
- l’authenticité de l’origine,
- l’intégrité du contenu,
- et la lisibilité de chaque facture, jusqu’à la fin de son délai légal de conservation.
En l’absence de preuves suffisantes, l’administration fiscale peut remettre en cause la déductibilité de la TVA, avec des conséquences financières immédiates.
Pour vous y retrouver dans cet univers parfois opaque, voici les trois voies reconnues pour sécuriser vos factures.
La Piste d’Audit Fiable (PAF) : la méthode la plus universelle
Pour les factures papier et les factures électroniques “simples” (Word, PDF non signé, etc.), la PAF est obligatoire.
Elle consiste à mettre en place des contrôles internes documentés et permanents, retraçant la vie de la facture depuis la commande jusqu’au paiement.
Concrètement, la Piste d’Audit Fiable doit permettre de démontrer à tout moment :
- que la facture est authentique,
- que son contenu n’a pas été altéré,
- et que son traitement est mené selon des règles fiables et formalisées.
Les factures doivent être conservées 10 ans, accompagnées de cette PAF.
La signature électronique qualifiée : une sécurisation directe et individuelle
La signature électronique garantit l’intégrité d’un PDF et l’identité exacte du signataire. Pour être recevable fiscalement, elle doit être associée à un certificat électronique qualifié, délivré à une personne physique par un prestataire agréé.
C’est une solution fiable, mais qui nécessite une gestion rigoureuse de ces certificats.
L’EDI : la solution pour les gros volumes
L’Échange de Données Informatiques (EDI) permet de transmettre des factures sous forme de messages structurés lisibles par un système informatique.
Cette transmission :
- suit des normes définies par le Code général des impôts,
- est totalement sécurisée,
- et peut être automatisée.
Elle est particulièrement adaptée aux entreprises ayant un flux important de factures.
Ne pas confondre conformité documentaire et conformité fiscale
Ces voies de sécurisation s’ajoutent aux mentions légales obligatoires sur chaque facture. La conformité n’est donc totale que si les deux aspects sont maîtrisés.
FIBA vous accompagne vers une Piste d’Audit Fiable solide et certifiable
Si vous n’avez pas encore mis en place l’un de ces dispositifs, ou si vous souhaitez vérifier la robustesse de votre organisation actuelle, nos experts vous accompagnent :
- audit de votre processus actuel,
- construction ou mise à jour de votre Piste d’Audit Fiable,
- formalisation des contrôles internes,
- choix de la technologie adaptée (PAF, signature électronique, EDI),
- accompagnement opérationnel jusqu’à la mise en conformité.
Avec FIBA, vous faites le choix d’une conformité maîtrisée… et d’une sérénité enfin retrouvée dans la gestion de vos factures électroniques.
